基于物联网技术的智慧军营文件管理系统

一、建设背景

部队的文件管理、使用、存取、借阅、运转和统计等工作一直是一项重要工作，随着信息时代的到来，计算机和网络技术逐渐应用到了部队的办公中，但文秘、保密、档案管理等部门所有文件、公文的收发登记、存取和管理等工作主要还是通过手工模式来进行，即手工登记、手工签收、手工查找和统计以及制作各种报表等。这种以人力为主、手工处理的工作方式不仅使文件及公文的管理效率明显降低，还不断暴露出一些问题。

部队迫切需要建立一套智能文件管理系统，实现以设备自动记录为主，人工监控为辅的操作和管理模式，并严格进行人员身份和权限的管理和验证，从而减轻文件管办人员的工作负担，规范文件及公文管理流程，提升文件及公文运转效率和管理水平。

二、建设内容

为了解决部队文件管理中存在的痛点难点，在深入调查用户需求的基础上，推出了部队智能文件管理系统，从根本上解决文件管理中存在的痛点难点问题，理顺文件管理流程，正规文件管理秩序，提升文件管理工作效率和信息化水平。

智能文件管理系统由智能文件管理系统软件平台、文件智能存储柜及文件管理智慧屏组成。

1. 智能文件管理系统平台

能够集中统一管理电子文件和实体文件，维护文件的完整与安全；智能文件管理系统平台包括文件收集整理、归档入库、编研利用、分发使用和借阅、鉴定和销毁、文件移交、统计监管等子系统，通过一系列电子流程，实现文件信息管理的自动化。

2. 文件智能存储柜

用于集中存放文件及文件盒，具有保险柜的功能；具备自动电子锁、门状态检测装置和防破坏报警装置。主要由文件柜智能远程监控管理平台、主控器、智能文件存储柜、报警（视频监控）系统、RFID物联网识别系统、网络系统和文件条码系统（选用）七个部分构成。人员在取件时使用指纹识别方式进行身份验证，验证成功后开启指定文件存储柜仓门。系统可实现文件自动盘点、自动记录存取日志、实时监控在位情况，做到了全自动化的文件在位管控。

3. 文件管理智慧屏

实现文件管理触摸操作和态势信息展现功能，以“智慧化、便捷化、可视化” 的目标提高文件管理工作效率和信息化水平。智慧触摸屏以图表或文字的形式显示文件管理系统的实时运行情况，包括文件数质量情况、文件处理情况、分类情况、借阅情况等，文件管理各项状况实时显示，直观形象，便于及时准确地掌握文件管理全局情况；做到文件管理工作“可知、可视、可控”，实现“一面屏展现、一面屏查询、一面屏分析、一面屏统计”，从而提升文件管理工作全面建设水平。

三、系统功能

1. 自动盘点：

系统对文件资料进行全寿命周期管理，后台自动记录文件的借用与归还日志；支持网络化的查找与定位，提高工作效率；系统支持对文件资料进行自动盘点，并生成相关统计数据。

2. 文件分发：

分发管理子系统可使文件管理单位的文件管理运行体系更为系统化、自动化、科学化；同时，以文件的归档、保存、维护、分发、借阅为主线来驱动的文件管理流程将更为高效、便捷。

3. 多级管理：

系统由网络管理平台及后端管理设备组成的多级管理平台实现多级分级管理，有效解决大型复杂信息系统的大规模监管问题。

4. 追溯分析：

自动记录文件的存取日志、系统日志、报警日志和存取实时录像，便于追溯；可以方便快捷地进行查询、统计并生成各类报表，便于管理分析。

5.  实时查询：

管理人员可以通过内部网络对被监管文件的所属单位、使用者、设备名称、存储位置、在位情况、使用情况以及历史信息等进行实时查询和管理。

6. 丢失报警：

当文件监管现场发生违规进入，或发生违规取档、超时未归还、文件丢失、人为破坏系统、长时间无市电输入等报警事件时，系统会立即报警，报警方式主要有声光报警、短信报警、网络上报中心报警等。

四、总结

智慧军营文件管理系统适用于部队文件、文秘、保密、档案等文件档案管理单位和场所，系统有利于整合管控文件及公文信息资源，实现统用统管；有利于利用信息技术管控文件资料，及时掌握文件动态，快速了解和处理突发事件，防范于未然，把控文件分发、管理及安全保密业务工作，做到事前可知、事中可控、事后可溯；有利于节约成本、节约人力，降低工作量，提高文件分发、管理及保密工作效率，提升安全保密防范能力和信息化建设水平。